Letterlievende vereniging JJ Cremer gebruikt persoonsgegevens om te functioneren als vereniging, binnen haar doelstellingen zoals omschreven in de statuten, en om toneelvoorstellingen te kunnen opvoeren. Deze gegevens worden behandeld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Welke gegevens en van wie
Onder persoonsgegevens verstaan we in het algemeen naam, adres, telefoon, email en bijzonderheden, alsmede beeldmateriaal (foto’s en video). Dergelijke gegevens behandelen we voor leden, regisseurs, donateurs en relaties als zusterverenigingen, leveranciers en media. Voor elke groep is onderstaand aangegeven welke gegevens worden beheerd.
| Lid | Regisseur/gastspeler | Donateur | Relatie | |
| Naam | x | x | x | x |
| Adres | x | x | x | x |
| Telefoon | x | x | x | x |
| x | x | x | x | |
| Speelhistorie | x | x | ||
| Beeldmateriaal producties, foto`s verenigingsleven | x | x | ||
| Financiele gegevens en onderliggende stukken | x | x | x |
De bijzonderheden bij leden betreffen opleiding, toneelervaring, hobby’s, bezit van diploma’s die relevant kunnen zijn voor theaterbedrijf en overige zelf aangemelde bijzonderheden. Deze gegevens worden door kandidaat-leden bij een kennismakingsgesprek samen met de overige persoonsgegevens zelf opgegeven. Daarbij wordt tevens toestemming gevraagd voor het gebruik van beeldmateriaal van voorstellingen en repetities voor promotie en reclamedoeleinden (eigen website, Cremerring, krant).
Het overzicht van de financiële gegevens, in- en uitgaven, wordt 7 jaar bewaard in verband met belastingen, de onderliggende gegevens als uitgavenbonnen, turflijst e,d, worden bewaard zolang nodig voor het uitschrijven en onderbouwen van rekeningen en worden daarna vernietigd.
Alle overige genoemden geven deze persoonsgegevens zelf en vrijwillig op ten behoeve van hun doel: regie voeren, donateur worden, voorstellingsinformatie krijgen per post of email, en plaats reservering voor voorstellingen. Voor deze laatste groep is bij digitale reservering het e-mailadres noodzakelijk voor bevestiging en in alle gevallen het telefoonnummer in verband met mogelijke afgelasting van voorstellingen.
Beheerd door wie en waar
De persoonsgegevens worden beheerd door de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Het beeldmateriaal is in beheer bij de beheerders van de website. Deze gegevens zijn deels op papier aanwezig en deels als bestand; de bestanden zijn opgeslagen op de privé computers van de functionarissen die de betreffende functies vervullen.
Hoe lang bewaard
Zodra de relatie met de vereniging door leden, donateurs en relaties wordt beëindigd, worden deze gegevens verwijderd uit de bestanden. De gegevens van bezoekers worden tot maximaal een half jaar na beëindiging van de voorstelling bewaard ter controle en mogelijke correcties.
Door wie te raadplegen en gebruiken
De gegevens zijn te raadplegen door die personen binnen de vereniging
die een functie hebben in het functioneren van de vereniging en de
kaartverkoop. Als dat niet een bestuurslid is, is een bestuurslid
verantwoordelijk voor de betreffende functionaris. Zo heeft iemand de
taak de kaartverkoop te regelen en dus toegang tot de daarvoor relevante
gegevens; deze functionaris valt onder verantwoordelijkheid van de
secretaris.
Persoonsgegevens worden nooit ter beschikking gesteld van personen of organisaties buiten de vereniging.
Inzien en aanpassen
Te allen tijde kunnen betrokkenen inzicht krijgen in de eigen persoonsgegevens die door de vereniging worden beheerd. Daartoe kan een verzoek bij de secretaris worden ingediend. Als betrokkene verzoekt gegevens aan te passen of te verwijderen, zal dit worden gehonoreerd in zoverre het normaal functioneren van de vereniging hierdoor niet wordt belemmerd.
Behandeling datalek
Er is een datalek als iemand persoonsgegeven in handen heeft die daartoe niet gerechtigd is; dat kan variëren van een geprinte ledenlijst tot een fout ontvangen email. Een datalek moet worden gemeld bij de secretaris, die nagaat wat er is gelekt, wat consequenties voor personen kunnen zijn, welke maatregelen kunnen worden genomen om het te herstellen en/of voortaan te voorkomen en of het moet worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Vastgesteld door het bestuur van Letterlievende vereniging JJ Cremer, d.d. 25 mei 2018.